CONTOH JURNAL PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI APOTEK

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Dewasa ini, informasi mendapat posisi yang sangat penting sebagai sebuah kebbutuhan utama dalam masyarakat, terutama dalam dunia usaha. Hal ini terjadi karena dengan informasi tersebut para pengusaha dapat memprediksi keadaan ataupun kebutuhan masa depan, sehingga mereka dapat mengambil keputusan dan melakukan tindakan yang terbaik untuk kemajuan usahanya.dengan adanya kepentingan tesebut, maka informasi yang tersedia haruslah informasi yang berkualitas yakni informasi yang akurat, tepat waktu dan relefan.

Kebutuhan terhadap informasi yang berkualitas tersebut di rasakan pula oleh suatu badan usaha apotek, yakni apotek Media Farma Karangampel. Pada sistem informasi yang sedang berjalan proses pencatatan data data transaksi penjualan maupun pembelian masih di tulis dalam nota-nota dan buku-buku penjualan atau pembelian.

Adanya pencatatan dan penyimpanan data transaksi dalam bentuk arsip tersebut, menyebabkan kesulitan bagi karyawan dalam pencarian data-data transaksi, terutama pada saat data atau okumen transaksi semakin banyak. Selain itu, keadaan tersebut menyebabkan proses pembuatan laporan membutuhkan waktu yang relatif lama, karena harus membuat rekapitulasi di lakukan, laporan-laporan yang di sajikan pun sering tdak akurat. Hal ini terjadi karena beberapa transaksi sering tidaktercatat ketika apotek ramai oleh pembeli. Sehingga laporan penjualan dan persediaan obat menjadi tidak akurat. Permasalahan lain yang terjadi adalah adanya kesulitan pembuatan kartu stok obat. Keberadaan kartu stok yang sangat di butuhkan, akan tetapi pada sistem yang sedang berjalan pembuatan kartu sok di dapat di laksanakan sebagaimana mestinya, karena rumitnya pembuatan kartu stok dengan data obat yang sangat banyak. Oleh karena itu tidak tersedia catatan khusus yang dapat di lakukan untuk pengecekan persediaan obat.

      Melalui kegiatan penelitian ini yakni perancangan sistem informasi apotek di harapkan dapat menjadi solusi alternatif terhadap permasalahan-permasalahan yang ada di Apotek Media Farma Karangampel.

1.2  Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, rumusan masalahnya sebagai berikut :

1.      Bagaimana sistem informaasi apotek yang sedang berjalan di Apotek Media Farma Karangampel.

2.      Bagaimana perancangan sistem informasi apotek di Apotek Media Farma Karangampel.

1.3  Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dari pnelitian ini adalah untuk mengembangkan sistem informasi apotek di Apotek Media Farma Karangampel.

Sedangkan tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut :

1.      Untuk mengetahui sistem informasi apotek yang sedang berjalan di Apotek Media Farma Karangampel.

2.      Untuk merancang sistem informasi apotek di Apotek Media Farma Karangampel.

1.4  Kegunaan Penelitian

Adapun penelitian ini di harapkan dapat berguna bagi pihak-pihak atau hal sebagai berikut :

1.      Bagi pimpinan apotek, dapat mengembangkan sistem informasi apotek yang sedang berjalan menjadi sistem informasi apotek berbasis komputer yang terintegrasi, sehingga diharapkan dapat menyajikan informasi yang akurat, tepat waktu dan relefan dan dapat mendukung kinerja pimpinan dalam pembuatan keputusan.

2.      Bagi karyawan di bagian transaksi penjualan, pembelian dan persediaan obat, sistem informasi  apotk ini di harapkan dapat mendukung meningkatkan efektifitas kerja karyawan.

3.      Bagi pengembangan ilmu, dapat memperluas khasanah dalam pembangunan sistem informasi apotek. 

1.5  Batas Masalah

Adapun batas masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

1.      Sistem informasi apotek yang di bangun meliputi bagian transaksi penjualan, pembelian dan persediaan obat.

2.      Tansaksi penjualan yang di bahas hanya penjualan tunai.

3.      Transaksi pembelian yang di maksud pembelian berupa tunai maupun kredit. Pembayaran pembelian kredit hanya satu kali pada saat jath tempo.

4.      Sistem tidak mencakup retur penjualan maupun retur pembelian.

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

2.1  Definifi Sistem

Menurut Jogiyanto (2005) pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sebagai : “jaringan kerja dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan sasaran tertentu”.

Adapun pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai : “kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”

2.2  Definisi Informasi

Menurut Jogiyanto (2005) informasi adalah “data yang di olah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.”

Menurut Abdul Kadir (2003) informasi adalah “data yang di olah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.”

           

2.3  Definisi Sistem Informasi

Menyangkut pemahaman tentang pengertian sistem informasi ini, dalam bukunya Abdul Kadir (2003) mengutip pendapat para ahli, diantaranya :

Menurut Hall sistem informasi adalah “sebuah rangkaian prosedur formal dimana data di kelompokkan, di proses menjadi informasi dan di distribusikan kepada pemakai.”

Menurut Bodnar dan Hopwood sistem Informasi adalah “kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang di rancang untuk entransformasikan data ke dala bentuk informasi yang berguna.”

2.4  Definisi Apotek

Dalam peraturan pemerintah nomor 25 tahun 1980 yang di maksud apotek adalah “suatu tempat tertentu, tempat dimana pekerjaan kefarmasiaan dan penyaluran obat kepada masyarakat” (Harianto, Nana Khasanah dan Sudibyo Supardi : 2005).

Adapun tugas dan fungsi apotek adalah sbagai tempat pengabdian pofesi seorang apotek yang  yang telah mengucapkan sumpah jabatan, sarana farmasi yang melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran dan penyerahan obat atau bahan obat, dan sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang yang di perlukan masyarakat secara meluas atau merata.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1  Metode Pengumpulan Data

Adapun data yang di kumpulkan pada penelitian ini berasal dari dua sumber yaitu sumber berikut :

1.      Sumber Data Primer

Data yang berasal dari sumber data primer di perolehdengan menggunakan dua cara yaitu :

a.       Observasi

Obserfasi adalah teknik pengumpulan data melalui pengamatan langsung terhadap gejala atau peristiwa yang terjadi obyek penelitian. Dalam hal ini penulis melakukan observasi untuk mengamati keadaan fisik, lokasi ata daerah penelitian yaitu apotek Media Farma.

b.      Wawancara

Wawancara adalah teknik pengumpulan data melaui tatap muka dan tanya jawab langsung antara pengumpul data dengan pihak yang berkaitan dengan obyek penelitian. Alam hal ini adalah bagian administrasi.

2.      Sumber Data Sekunder

Adapun data yang berasal dari sumber data sekunder di peroleh dengan teknik dokumentasi. Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data dengan cara mengumpulkan dokumen-dokumen yang berubungan  dengan obyek penilitian. Dokumen yang di kumpulkan seperti nota penjualan, faktur pembelian, surat pesanan, resep, salinan resep dan buku penjualan.

3.2  Metode Pengembangan Sistem

Pda penelitian ini metode pengembangan sistem yang dilakukan yaitu model prototipe. Adapun tahapan dari model prototope dapat di lihat pada gambar 1.

Gambar 1

Model Prototipe

( Sumber : Raymond, George Schell, “Sistem Informasi Manajemen”)

Berikut ini penjelasan dari masing-masing tahapan model prototie tersebut :

1)      Mengidentifikasi kebutuhan pemakai. Pada tahap ini Analisi sistem mewawancarai pemakai untuk mendapatkan gagasan dari apa yang di inginkan pemakai terhadap sistem, kemudian melakukan pemodelan terhadap sistem informasi apotekyang sedang berjalan.

2)      Mengembangkan Prototipe. Pada tahap ini di lakukan perancangan prototie sistem informasi apotek, seperti perancangan database, perancangan antar muka dan pembangunan prototipe aplikasi sistem informasi apotek.

3)      Menentukan apakah prototipe dapat di terima. Pemakai memberikan masukan kepada analisis apakah prototipe sudah sesuai kebutuhan atau belum. Jika belum sesuai maka kembali ke tahap awal.

3.3  Alat Bantu Analisis dan Perancangan

1)      Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005) data Flow Diagram (DFD) adalah “model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil”.

DFD ini di gunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan di kembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik tempat data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan sebagai nya), atau tempat data tersebu akan di simpan (misalnya hard disk file kartu, diskettte dan lain seebagainya).

2)      Data AlirDokumen (Document Flwochart)

Menurut Jogiyanto (2005) Bagan Alir Dokumen merupakan bagan alir yang menggambarkan arus dokumen-dokumen dan laporan-laporan termasuk tembusan-tembusan pada sebuah sistem.

3)      Normalisasi

Menurut Jogianto (2005) normalisasi adalah “proses untuk mengorganisasikan file untuk menghilangkan grup elemen yang berulang-ulang”. Pengelompokan data ke dalam bentuk tabel, relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubngan mereka sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk di modifikasi”.

BAB IV

HASIL PENELITIAN

4.1  Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Pada tahap ini di lakukan kegiatan analisis yaitu analisis dokumen dan analisis prosedur yang sedang berjalan.

4.1.1        Analisis Dokumen

Analisis dokumen merupakan kegiatan menganalisis seluruh dokumen dasar yang di gunakan dan mengalir pada sebuah sistem informasi yang sedang berjalan. Adapn jenis-jenis dokumen yang di gunakan pada sistem informasi Apotek Media Farma yang sedang berjalan yaitu resep, noa penjualan resep, nota penjualan non resep kartu stok, buk harian penjualan, buku kas masuk dan kas keluar. Contoh hasil analisis dokumen dapat dilihat pada tabel 1.

Tabel 1. Analisis Dokumen

Dokumen	Uraian
Resep	Deskripsi: Resep obat yang di berikan pembeli ke kasir. Fungsi  : Informasi obat yang harus di berikan ke pasien. Sumber: Konsumen / Pembeli. Atribut : No Resep, Nama Pasien, Alamat Pasien, Umur, Nama Dokter, Tgl Resep, Isi Resep, Ket.
Nota penjualan resep	Deskripsi : Bukti trasaksi penjualan yang di berikan kasir ke konsumen /pembei. Fungsi : Untuk mencatat dan bukti transaksi penjualan. Sumber : Kasir. Atribut : Tanggal, Nama Pasien, No Nota, Macam, No Resep, Dokter, Jumlah Bayar.

4.2  Analisis Prosedural yang Sedang Berjalan

Pada tahap ini, prosedur yang di analisis antara lain prosedur transaksi penjualan non resep, prosedur transaksi penjualan dengan resep, prosedur pembelian obat, prosedur pembayaran tagihan. Berikut ini contoh hasil analisis prosedur transaksi penjualan non resep yang sedang berjalan dan di modelkan dengan document flowchat dan data flwo diagram.

4.2.1        Prosedural transaksi penjualan non resep

1)      Konsumen/Pembeli datang ke bagian penjualan/kasir kemudia menyebutkan atau mmberikan daftar pembeli obat (DPO).

2)      Bagian penjualan/kasir mngecek persediaan oat jka tidak ada maa akan memberitahukan konsumen bahwa obat yang di butuhkan tidak ada dan kasir akan membuat catatan obat yang kosong.

3)      Bagian penjualan/kasir akan mengambil obat jika persediaan obat ada.

4)      Kasi mencatat daftar pembelian obat (DPO) tersebut pada buku penjualan harian dan memberikan kembali DPO ke konsumen.

5)      Kasir membuat penjualan nota non resep (2 rangkap) kemudian kasir mmberi cap apotek pada nota penjualan nota tersebut.

6)      Kasir memberikan obat kepada konsumen di seretai nota penjualan rangkap kesatu dan konsumen membayar sejumlah uang atas pembelian obat tersebut dan kasir mengarsipkan nota penjualan rangkap kedua.

7)      Kasir menyerahan buku penjualan harian ke bagian administrasi setiap waktu kerja telah habis.

8)      Bagian administrasi merekap data kas masuk dari buk penjualan harian ke dalam buku kas masuk dan kas keluar dari buku penjualan harian dan memberikan buku tersebut ke pimpinan atau PSA (Pemilik Sarana Apotek). Pimpinan memberi paraf atau Acc pada buku kas masuk dan kas keluar dan menyerahkan kembali ke bagian administrasi.

Adapun prosedur transaksi penjualan non resep tersebut dapat di lihat pada document flowchart di bawah ini :

Gambar 1.

Document FlowchartTransaksiPenjualan Non Resep

Keterangan :

DPO               : Daftar Pembelian Obat

BPH                 : Buku Penjualan Harian

BKmKk           : Buku Kas masuk Kas Keluar

NP                   : Nota Penjualan

Berikut ini contoh data flow diagram hasil analisis prosedur transaksi penjualan yang sedang berjalan :

Gambar 2.

Data Flow Diagram Transaksi Pennjualan

4.3  Perancangan Prosedural Kerja yang Diusulkan

Perancangan prosedural kerja meliputi perancangan prosedur transaksi penjualan non resep, prosedur transaksi penjualan resep, prosedur transaksi pembelian dan pembayaran tagihan. Berikut ini contoh hasil analisis prosedur transaksi penjualan non resepyang di usulakan dan di modelkan dengan document flowchart dan flow diagram.

4.3.1        Prosedur transaksi penjualan non resep

1)      Kosumen/Pembeli datang ke bagian penjualan/kasir dan menyebutkan atau memberikan daftar pembelian obat.

2)      Bagian penjualan/kasir mengecek persediaan obat jika obat tidak ada kasir akan memberitahu pembeli bahwa obat yang di butuhkan tidak ada dan akan mengambil obat yang akan di beli jika persediaan ada.

3)      Kasir menginput dan menyimpan data penjualan ke file penjualan pada database Sistem Informasi Apotek, kemudian kasir mencetak nota penjualan non resep (1 rangkap).

4)      Kasir memberikan obat kepada pembeli disertai nota penjualan non resep dan konsumen membayar sejumlah uang atas pembelian obat tersebut.

5)      Bagian penjualan/kasir mencetak laporan penjualan harian kemudian menyerahkannya ke bagian administrasi setiap habis waktu kerja. Bagian adinistrasi memberikan paraf atau acc pada laporan penjualan harian danmengarsipkan laporan tersebut.

6)      Bagian administrasi mencetak laporan kas masuk dan kas keluar kemudian menyerahkanya ke pimpinan setiap habis kerja.

7)      Pimpinan memberi paraf atau acc pada laporan kas masuk dan kas keluar, kemudian mengarsipkannya.

Adapun prosedur transaksi penjualan non resep yang di usulkan tersebut dapat di lihat pada document flowchart di bawah ini :

Gambar 3.

Document Flowchart Transaksi Penjualan Non Resep

Keterangan :

DPO                : Daftar Pembelian Obat

LPH                 : Laporan Penjualan Harian

LKmKl            : Laporan Kas masuk Kas keluar

NP                   : Nota Pennjualan

Gambar 4.

Data Flow Diagram Transaksi Penjualan yang Diusulkan

4.4  Perancangan Basis Data

Dalam perancangan basisdata perlu melakukan proses normalisasi yakni proses pengelompokan data ke dalam bentuk tabel, relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk di modifikasi. Adapun hasil perancangan basis data untuk sistem informasi apotek dapat di lihat pada gambar 5.

Gambar 5.

4.5  Perancangan Antar Muka

Tahap perancangan antar muka (interface) ini menghasilkan prototipe antar muka yang akan menjadi dasar tahap implementasi interface sistem informasi apotek pada tahap pemograman. Adapun contoh hasil perancangan antar muka dapat dilihat pada Gamabar 6.

Gambar 6.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

1.      Berdasarkan hasil analisis terhadap sistem informasi yang sedang berjalan di ketahui bahwa sistem yang ada sekarang memiliki berbagai permasalahan seperti pencarian data transaksi, pembuatan laporan penjualan/pembelian dan persediaan obat membutuhkan waktu yang relatif lama serta laporan yang di hasilkan tidak akurat.

2.      Melalui perancangan sistem informasi apotek dengan perancangan sistem yang terintegrasi dan perancangan database yang mengikuti konsep normalisasi di harapkan dapat mengatasi permasalahan yang terjadi di apotek Media Farma Karangampel.

5.2 Saran

            Pada aplikasi sistem informasi ini masih terdapat kelemahan-kelemahan. Oleh sebab itu ada beberapa saran yang hendak di sampaikan antara lain :

1.      Pada sistem ini tidak mencakup retur pembelian maupun penjualan maka jika ada pengembangan selanjutnya di harapkan untuk membahas juga mengenai retur pembelian dan penjualan.

2.      Pada transaksi penjualan dengan resep, satu penjualan hanya belaku untuk satu resep, maka jika ada pengembangan selanjutnya di harapkan dalam satu transaksi penjualan dapat menangani lebih dari satu resep.

BAB VI

DAFFTAR PUSTAKA

Jogiyanto, HM. 2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.

Abdul Kadir. 2003. Pengenala Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.

Budhi Irawan.2005.Jaringan Komputer. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Raymond McLeod, George Schell. 2004. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta:Indeks.

Al-bahra Bin Ladjamudin.2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Harianto, Nana Khasanah dan Sudibyo. 2005. Kepuasan Pasien Terhadap Pelayanan Resep Di Apotek Rumah Sakit Budhi Asih Jakarta, http://jurnal.ui.ac.id/pdf/2005/v02n01/Harianto020102.pdf