BAB
I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Dewasa
ini, informasi mendapat posisi yang sangat penting sebagai sebuah kebbutuhan
utama dalam masyarakat, terutama dalam dunia usaha. Hal ini terjadi karena
dengan informasi tersebut para pengusaha dapat memprediksi keadaan ataupun
kebutuhan masa depan, sehingga mereka dapat mengambil keputusan dan melakukan
tindakan yang terbaik untuk kemajuan usahanya.dengan adanya kepentingan
tesebut, maka informasi yang tersedia haruslah informasi yang berkualitas yakni
informasi yang akurat, tepat waktu dan relefan.
Kebutuhan
terhadap informasi yang berkualitas tersebut di rasakan pula oleh suatu badan
usaha apotek, yakni apotek Media Farma Karangampel. Pada sistem informasi yang
sedang berjalan proses pencatatan data data transaksi penjualan maupun
pembelian masih di tulis dalam nota-nota dan buku-buku penjualan atau
pembelian.
Adanya pencatatan dan
penyimpanan data transaksi dalam bentuk arsip tersebut, menyebabkan kesulitan
bagi karyawan dalam pencarian data-data transaksi, terutama pada saat data atau
okumen transaksi semakin banyak. Selain itu, keadaan tersebut menyebabkan
proses pembuatan laporan membutuhkan waktu yang relatif lama, karena harus
membuat rekapitulasi di lakukan, laporan-laporan yang di sajikan pun sering
tdak akurat. Hal ini terjadi karena beberapa transaksi sering tidaktercatat
ketika apotek ramai oleh pembeli. Sehingga laporan penjualan dan persediaan
obat menjadi tidak akurat. Permasalahan lain yang terjadi adalah adanya
kesulitan pembuatan kartu stok obat. Keberadaan kartu stok yang sangat di
butuhkan, akan tetapi pada sistem yang sedang berjalan pembuatan kartu sok di
dapat di laksanakan sebagaimana mestinya, karena rumitnya pembuatan kartu stok
dengan data obat yang sangat banyak. Oleh karena itu tidak tersedia catatan
khusus yang dapat di lakukan untuk pengecekan persediaan obat.
Melalui kegiatan penelitian ini yakni perancangan sistem
informasi apotek di harapkan dapat menjadi solusi alternatif terhadap
permasalahan-permasalahan yang ada di Apotek Media Farma Karangampel.
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan
latar belakang di atas, rumusan masalahnya sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem informaasi apotek yang sedang
berjalan di Apotek Media Farma Karangampel.
2. Bagaimana perancangan sistem informasi apotek di
Apotek Media Farma Karangampel.
1.3
Maksud dan Tujuan
Adapun
maksud dari pnelitian ini adalah untuk mengembangkan sistem informasi apotek di
Apotek Media Farma Karangampel.
Sedangkan
tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui sistem informasi apotek yang sedang
berjalan di Apotek Media Farma Karangampel.
2. Untuk merancang sistem informasi apotek di Apotek
Media Farma Karangampel.
1.4
Kegunaan Penelitian
Adapun
penelitian ini di harapkan dapat berguna bagi pihak-pihak atau hal sebagai
berikut :
1. Bagi pimpinan apotek, dapat mengembangkan sistem
informasi apotek yang sedang berjalan menjadi sistem informasi apotek berbasis
komputer yang terintegrasi, sehingga diharapkan dapat menyajikan informasi yang
akurat, tepat waktu dan relefan dan dapat mendukung kinerja pimpinan dalam
pembuatan keputusan.
2. Bagi karyawan di bagian transaksi penjualan,
pembelian dan persediaan obat, sistem informasi
apotk ini di harapkan dapat mendukung meningkatkan efektifitas kerja
karyawan.
3. Bagi pengembangan ilmu, dapat memperluas khasanah
dalam pembangunan sistem informasi apotek.
1.5
Batas Masalah
Adapun
batas masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Sistem informasi apotek yang di bangun meliputi
bagian transaksi penjualan, pembelian dan persediaan obat.
2. Tansaksi penjualan yang di bahas hanya penjualan
tunai.
3. Transaksi pembelian yang di maksud pembelian berupa
tunai maupun kredit. Pembayaran pembelian kredit hanya satu kali pada saat jath
tempo.
4. Sistem tidak mencakup retur penjualan maupun retur
pembelian.
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Definifi Sistem
Menurut Jogiyanto (2005) pendekatan sistem yang
menekankan pada prosedur mendefinisikan sebagai : “jaringan kerja dan
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan sasaran tertentu”.
Adapun pendekatan sistem yang menekankan pada elemen
atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai : “kumpulan dari elemen-elemen
yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”
2.2 Definisi
Informasi
Menurut Jogiyanto (2005) informasi adalah “data yang
di olah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya.”
Menurut Abdul Kadir (2003) informasi adalah “data
yang di olah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan
bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.”
2.3 Definisi Sistem
Informasi
Menyangkut pemahaman tentang pengertian sistem
informasi ini, dalam bukunya Abdul Kadir (2003) mengutip pendapat para ahli,
diantaranya :
Menurut Hall sistem informasi adalah “sebuah
rangkaian prosedur formal dimana data di kelompokkan, di proses menjadi
informasi dan di distribusikan kepada pemakai.”
Menurut Bodnar dan Hopwood sistem Informasi adalah
“kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang di rancang untuk
entransformasikan data ke dala bentuk informasi yang berguna.”
2.4 Definisi Apotek
Dalam peraturan pemerintah nomor 25 tahun 1980 yang
di maksud apotek adalah “suatu tempat tertentu, tempat dimana pekerjaan
kefarmasiaan dan penyaluran obat kepada masyarakat” (Harianto, Nana Khasanah
dan Sudibyo Supardi : 2005).
Adapun tugas dan fungsi apotek adalah sbagai tempat
pengabdian pofesi seorang apotek yang
yang telah mengucapkan sumpah jabatan, sarana farmasi yang melaksanakan
peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran dan penyerahan obat atau bahan obat,
dan sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang yang di
perlukan masyarakat secara meluas atau merata.
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Metode
Pengumpulan Data
Adapun data yang di kumpulkan pada penelitian ini
berasal dari dua sumber yaitu sumber berikut :
1.
Sumber Data Primer
Data
yang berasal dari sumber data primer di perolehdengan menggunakan dua cara
yaitu :
a.
Observasi
Obserfasi adalah teknik
pengumpulan data melalui pengamatan langsung terhadap gejala atau peristiwa
yang terjadi obyek penelitian. Dalam hal ini penulis melakukan observasi untuk
mengamati keadaan fisik, lokasi ata daerah penelitian yaitu apotek Media Farma.
b.
Wawancara
Wawancara adalah teknik
pengumpulan data melaui tatap muka dan tanya jawab langsung antara pengumpul
data dengan pihak yang berkaitan dengan obyek penelitian. Alam hal ini adalah
bagian administrasi.
2.
Sumber Data Sekunder
Adapun data yang
berasal dari sumber data sekunder di peroleh dengan teknik dokumentasi.
Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data dengan cara mengumpulkan
dokumen-dokumen yang berubungan dengan
obyek penilitian. Dokumen yang di kumpulkan seperti nota penjualan, faktur
pembelian, surat pesanan, resep, salinan resep dan buku penjualan.
3.2 Metode
Pengembangan Sistem
Pda penelitian ini metode pengembangan sistem yang
dilakukan yaitu model prototipe. Adapun tahapan dari model prototope dapat di
lihat pada gambar 1.
Gambar 1
Model Prototipe
( Sumber :
Raymond, George Schell, “Sistem Informasi Manajemen”)
Berikut ini penjelasan dari masing-masing tahapan
model prototie tersebut :
1)
Mengidentifikasi
kebutuhan pemakai. Pada tahap ini Analisi sistem mewawancarai pemakai untuk
mendapatkan gagasan dari apa yang di inginkan pemakai terhadap sistem, kemudian
melakukan pemodelan terhadap sistem informasi apotekyang sedang berjalan.
2)
Mengembangkan
Prototipe. Pada tahap ini di lakukan perancangan prototie sistem informasi
apotek, seperti perancangan database, perancangan antar muka dan pembangunan
prototipe aplikasi sistem informasi apotek.
3)
Menentukan apakah
prototipe dapat di terima. Pemakai memberikan masukan kepada analisis apakah
prototipe sudah sesuai kebutuhan atau belum. Jika belum sesuai maka kembali ke
tahap awal.
3.3 Alat Bantu
Analisis dan Perancangan
1)
Data Flow Diagram (DFD)
Menurut
Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005) data Flow Diagram (DFD) adalah “model dari sistem untuk menggambarkan
pembagian sistem ke modul yang lebih kecil”.
DFD
ini di gunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru
yang akan di kembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik
tempat data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan sebagai nya),
atau tempat data tersebu akan di simpan (misalnya hard disk file kartu,
diskettte dan lain seebagainya).
2)
Data AlirDokumen (Document Flwochart)
Menurut
Jogiyanto (2005) Bagan Alir Dokumen merupakan bagan alir yang menggambarkan
arus dokumen-dokumen dan laporan-laporan termasuk tembusan-tembusan pada sebuah
sistem.
3)
Normalisasi
Menurut
Jogianto (2005) normalisasi adalah “proses untuk mengorganisasikan file untuk
menghilangkan grup elemen yang berulang-ulang”. Pengelompokan data ke dalam
bentuk tabel, relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubngan mereka
sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk di modifikasi”.
BAB IV
HASIL PENELITIAN
4.1 Analisis Sistem
yang Sedang Berjalan
Pada tahap ini di lakukan kegiatan analisis yaitu
analisis dokumen dan analisis prosedur yang sedang berjalan.
4.1.1
Analisis Dokumen
Analisis
dokumen merupakan kegiatan menganalisis seluruh dokumen dasar yang di gunakan
dan mengalir pada sebuah sistem informasi yang sedang berjalan. Adapn
jenis-jenis dokumen yang di gunakan pada sistem informasi Apotek Media Farma
yang sedang berjalan yaitu resep, noa penjualan resep, nota penjualan non resep
kartu stok, buk harian penjualan, buku kas masuk dan kas keluar. Contoh hasil
analisis dokumen dapat dilihat pada tabel 1.
Tabel 1.
Analisis Dokumen
|
Dokumen
|
Uraian
|
|
Resep
|
Deskripsi: Resep obat yang di
berikan pembeli ke kasir.
Fungsi : Informasi obat yang harus di berikan ke pasien.
Sumber: Konsumen / Pembeli.
Atribut : No Resep, Nama
Pasien, Alamat Pasien, Umur, Nama Dokter, Tgl Resep, Isi Resep, Ket.
|
|
Nota
penjualan resep
|
Deskripsi
: Bukti trasaksi penjualan yang di berikan kasir ke konsumen /pembei.
Fungsi
: Untuk mencatat dan bukti transaksi penjualan.
Sumber
: Kasir.
Atribut
: Tanggal, Nama Pasien, No Nota, Macam, No Resep, Dokter, Jumlah Bayar.
|
4.2 Analisis
Prosedural yang Sedang Berjalan
Pada tahap ini, prosedur yang di analisis antara
lain prosedur transaksi penjualan non resep, prosedur transaksi penjualan
dengan resep, prosedur pembelian obat, prosedur pembayaran tagihan. Berikut ini
contoh hasil analisis prosedur transaksi penjualan non resep yang sedang
berjalan dan di modelkan dengan document
flowchat dan data flwo diagram.
4.2.1
Prosedural transaksi penjualan non resep
1)
Konsumen/Pembeli
datang ke bagian penjualan/kasir kemudia menyebutkan atau mmberikan daftar
pembeli obat (DPO).
2)
Bagian penjualan/kasir
mngecek persediaan oat jka tidak ada maa akan memberitahukan konsumen bahwa
obat yang di butuhkan tidak ada dan kasir akan membuat catatan obat yang
kosong.
3)
Bagian
penjualan/kasir akan mengambil obat jika persediaan obat ada.
4)
Kasi mencatat daftar
pembelian obat (DPO) tersebut pada buku penjualan harian dan memberikan kembali
DPO ke konsumen.
5)
Kasir membuat
penjualan nota non resep (2 rangkap) kemudian kasir mmberi cap apotek pada nota
penjualan nota tersebut.
6)
Kasir memberikan
obat kepada konsumen di seretai nota penjualan rangkap kesatu dan konsumen
membayar sejumlah uang atas pembelian obat tersebut dan kasir mengarsipkan nota
penjualan rangkap kedua.
7)
Kasir menyerahan
buku penjualan harian ke bagian administrasi setiap waktu kerja telah habis.
8)
Bagian
administrasi merekap data kas masuk dari buk penjualan harian ke dalam buku kas
masuk dan kas keluar dari buku penjualan harian dan memberikan buku tersebut ke
pimpinan atau PSA (Pemilik Sarana Apotek). Pimpinan memberi paraf atau Acc pada
buku kas masuk dan kas keluar dan menyerahkan kembali ke bagian administrasi.
Adapun prosedur
transaksi penjualan non resep tersebut dapat di lihat pada document flowchart di bawah ini :
Gambar 1.
Document
FlowchartTransaksiPenjualan Non Resep
Keterangan :
DPO :
Daftar Pembelian Obat
BPH : Buku Penjualan Harian
BKmKk : Buku Kas masuk Kas Keluar
NP : Nota Penjualan
Berikut
ini contoh data flow diagram hasil analisis prosedur transaksi penjualan yang
sedang berjalan :
Gambar 2.
Data Flow Diagram Transaksi Pennjualan
4.3 Perancangan
Prosedural Kerja yang Diusulkan
Perancangan prosedural kerja meliputi perancangan
prosedur transaksi penjualan non resep, prosedur transaksi penjualan resep,
prosedur transaksi pembelian dan pembayaran tagihan. Berikut ini contoh hasil
analisis prosedur transaksi penjualan non resepyang di usulakan dan di modelkan
dengan document flowchart dan flow diagram.
4.3.1
Prosedur transaksi penjualan non resep
1)
Kosumen/Pembeli
datang ke bagian penjualan/kasir dan menyebutkan atau memberikan daftar pembelian
obat.
2)
Bagian
penjualan/kasir mengecek persediaan obat jika obat tidak ada kasir akan
memberitahu pembeli bahwa obat yang di butuhkan tidak ada dan akan mengambil
obat yang akan di beli jika persediaan ada.
3)
Kasir menginput
dan menyimpan data penjualan ke file penjualan pada database Sistem Informasi
Apotek, kemudian kasir mencetak nota penjualan non resep (1 rangkap).
4)
Kasir memberikan
obat kepada pembeli disertai nota penjualan non resep dan konsumen membayar
sejumlah uang atas pembelian obat tersebut.
5)
Bagian
penjualan/kasir mencetak laporan penjualan harian kemudian menyerahkannya ke
bagian administrasi setiap habis waktu kerja. Bagian adinistrasi memberikan
paraf atau acc pada laporan penjualan harian danmengarsipkan laporan tersebut.
6)
Bagian administrasi
mencetak laporan kas masuk dan kas keluar kemudian menyerahkanya ke pimpinan
setiap habis kerja.
7)
Pimpinan memberi
paraf atau acc pada laporan kas masuk dan kas keluar, kemudian mengarsipkannya.
Adapun
prosedur transaksi penjualan non resep yang di usulkan tersebut dapat di lihat
pada document flowchart di bawah ini
:
Gambar 3.
Document Flowchart Transaksi Penjualan Non Resep
Keterangan :
DPO : Daftar Pembelian Obat
LPH : Laporan Penjualan Harian
LKmKl : Laporan Kas masuk Kas keluar
NP : Nota Pennjualan
Gambar 4.
Data Flow
Diagram Transaksi Penjualan yang Diusulkan
4.4 Perancangan
Basis Data
Dalam perancangan basisdata perlu melakukan proses
normalisasi yakni proses pengelompokan data ke dalam bentuk tabel, relasi atau
file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk
database yang mudah untuk di modifikasi. Adapun hasil perancangan basis data
untuk sistem informasi apotek dapat di lihat pada gambar 5.
Gambar 5.
4.5 Perancangan
Antar Muka
Tahap perancangan antar muka (interface) ini menghasilkan prototipe antar muka yang akan menjadi
dasar tahap implementasi interface
sistem informasi apotek pada tahap pemograman. Adapun contoh hasil perancangan
antar muka dapat dilihat pada Gamabar 6.
Gambar 6.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
1.
Berdasarkan
hasil analisis terhadap sistem informasi yang sedang berjalan di ketahui bahwa
sistem yang ada sekarang memiliki berbagai permasalahan seperti pencarian data
transaksi, pembuatan laporan penjualan/pembelian dan persediaan obat
membutuhkan waktu yang relatif lama serta laporan yang di hasilkan tidak
akurat.
2.
Melalui
perancangan sistem informasi apotek dengan perancangan sistem yang terintegrasi
dan perancangan database yang mengikuti konsep normalisasi di harapkan dapat
mengatasi permasalahan yang terjadi di apotek Media Farma Karangampel.
5.2 Saran
Pada aplikasi sistem informasi ini
masih terdapat kelemahan-kelemahan. Oleh sebab itu ada beberapa saran yang
hendak di sampaikan antara lain :
1.
Pada sistem ini
tidak mencakup retur pembelian maupun penjualan maka jika ada pengembangan
selanjutnya di harapkan untuk membahas juga mengenai retur pembelian dan
penjualan.
2.
Pada transaksi
penjualan dengan resep, satu penjualan hanya belaku untuk satu resep, maka jika
ada pengembangan selanjutnya di harapkan dalam satu transaksi penjualan dapat
menangani lebih dari satu resep.
BAB VI
DAFFTAR PUSTAKA
Jogiyanto, HM. 2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.
Abdul Kadir. 2003. Pengenala Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.
Budhi Irawan.2005.Jaringan Komputer. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Raymond McLeod, George Schell. 2004. Sistem Informasi Manajemen.
Jakarta:Indeks.
Al-bahra Bin Ladjamudin.2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Harianto, Nana Khasanah dan Sudibyo. 2005. Kepuasan Pasien Terhadap Pelayanan Resep Di
Apotek Rumah Sakit Budhi Asih Jakarta, http://jurnal.ui.ac.id/pdf/2005/v02n01/Harianto020102.pdf
